Упрощенка

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

224

Мы посчитали, что программа «Упрощенка» может высвободить до 70% времени бухгалтера. Представляем 8 полезных функций в программе «Упрощенка 24/7», которые облегчат работу бахгалтера.

Полезность № 1. Программа наладит раздельный учет на УСН и ЕНВД

Зачем это нужно. Если вы совмещаете деятельность, которая облагается ЕНВД, и бизнес на упрощенке или общем режиме, кодекс требует раздельно учитывать доходы и расходы по каждому виду деятельности (п. 8 ст. 346.18, п. 7 ст. 346.26 НК). Например, компания торгует оптом и в розницу. Опт на упрощенке, а розничную торговлю фирма переводит на вмененку. В этом случае доходы от оптовой и розничной торговли надо определять отдельно. Кроме того, необходимо делить расходы между спецрежимами – стоимость товаров, материалы, зарплату, взносы и т.п.

Как настроить в программе. В программе можно наладить раздельный учет по двум видам деятельности – УСН и ЕНВД. Чтобы это сделать, сначала зайдите в личный кабинет, выберите раздел «Реквизиты». Во вкладке «Основные сведения и реквизиты» поставьте галочку в поле «в том числе ЕНВД». Программа предложит выбрать код ОКВЭД для ЕНВД. Нажмите многоточие и выберите код из списка. Например, 47.71 – розничная торговля одеждой в специализированных магазинах.

Рис. 1. Как выбрать совмещение режимов

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

В дальнейшем, когда вы принимаете к учету или отгружаете товары, материалы или начисляете зарплату, необходимо проводить операцию в программе с учетом выбранного режима. Для этого в Учете продаж и Учете покупок необходимо выбирать из Справочника доходов и расходов доходы или расходы из разделов: «Доходы, не облагаемые ЕН (в книге не отражаются)» и «Расходы, не учитываемые при расчете ЕН (в книге не отражаются)» (см. рис. 2).

Рис. 2. Как выбрать аналитику для ЕНВД

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Если вы приобретаете товары и не знаете сразу, к какому виду деятельности они относятся, то приходуйте весь товар как "Товар, приобретенный для перепродажи". Когда вы продаете товары, вы уже знаете, для какой деятельности они предназначены – упрощенки или вмененки. Поэтому когда проводите продажи в учете, выберите операцию "Выручка от реализации приобретенных товаров" (УСН) либо "Реализация товаров (ЕНВД)" (см. рис. 3). Тогда в Книгу доходов и расходов попадут только те расходы на приобретение товара, которые необходимо учесть на упрощенке.

Рис. 3. Как отразить продажи на ЕНВД
8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Результат: Программа ведет раздельный учет для УСН и ЕНВД. Все доходы распределяются по нужным спецрежимам.

Полезность № 2. Можно сохранить данные в облаке

Зачем это нужно. Главбухи работают в программе и на работе, и дома. А если они уехали в отпуск, то иногда тоже приходится подключаться к программе, чтобы экстренно сделать платежки, сформировать отчеты для налоговиков и банков и т.п.

С онлайн-версией программы для бухучете проблем нет. Можно войти в программу в любое время суток из любой точки мира. А вот многие офлайн-программы работают только на конкретном компьютере, и удаленно подключиться к ним проблематично.

У программы «Упрощенка» есть полезная функция – хранение архива в облаке. Программа позволяет создать бэкап всей учетной базы, отправить его в облако. Бухгалтер сможет загрузить из облака базу на другом устройстве, сделать нужные операции, а потом вернуть базу назад в облако.

Как настроить в программе. Чтобы сохранить базу в облаке, в правом верхнему углу программы нажмите кнопку с облаком. Затем наберите свой логин и пароль, и нажмите кнопку «Загрузить архив на сервер» (см. рис. 4). Если надо загрузить архив на другом устройстве, нажмите «Скачать архив». Потом когда поработаете с базой, сделайте те же действия, чтобы открыть обновленный архив на основном компьютере.

Рис. 4. Как отправить бухгалтерскую базу  в облако

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Результат. Можно из любой точки мира контролировать бухгалтерию. А при необходимости — отправить отчет

Полезность № 3. Быстро начислить и выдать зарплату

Зачем это нужно. В большинстве бухгалтерских программ надо сначала начислить зарплату, а потом сформировать платежные ведомости и отдельно сформировать расчетные листки. В программе «Упрощенка» есть функция – «Все и сразу», которая позволяет быстро рассчитать зарплату и налоги.

Как настроить в программе. Сначала надо настроить постоянные начисления – то есть выплаты, которые вы будете начислять из месяца в месяц. Например, оклад, премию, доплаты за совмещение и т.п. Для этого зайдите в раздел Кадры / Постоянные начисления.

 Затем можно одновременно:

  • посчитать зарплату и налоги с нее, 
  • выплатить зарплату, 
  • оформить платежки на НДФЛ и взносы, 
  • сформировать проводки по зарплате
  • вывести в MS Excel необходимые документы – ведомости, расчетные листы и т.п.

 Чтобы воспользоваться функцией, зайдите в раздел Учет / Расчеты с персоналом / Все и сразу (рис. 5).

Рис. 5. Как начислить и выдать зарплату одной кнопкой

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»
8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Галочка «Заполнить табель по умолчанию» позволяет заполнить табель по всем работникам за месяц, за который вы начисляете зарплату. Программа поставит число отработанных дней, равное числу рабочих дней по графику, который вы выбрали для работника.

В дате расчета – выберите дату, на которую программа должна начислить зарплату. Как правило, это последний день месяца. Дата уплаты налогов  — дата, за которую программа составит платежки. Дата выплаты - дата, на которую программа проведет операции по выдаче.

Результат. Бухгалтер начисляет и выдает зарплату за пять минут. Никаких расчетов вручную делать не требуется.

Полезность № 4. Составить учетную политику за пять минут

Зачем это нужно. Ежегодно компании утверждают бухгалтерскую и налоговую учетную политику. По этим документом списывают расходы и учитываются доходы. При налоговой проверке бухгалтер должен показать инспекторам, что учет ведется по учетной политике. Учетная политика должна соответствовать налоговому и бухгалтерскому законодательству, а также МФСО (с 2018 года).

Как настроить в программе. Оффлайн версия программа «Упрощенка» позволяет сформировать учетную политику под конкретную организацию за пять минут.

Зайдите в верхнем меню раздел Справочники — Учетная политика.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Вам откроется окно для формирования учетной политики.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Все данные по организации программа подставит самостоятельно. К примеру, для упрощенной системы программа автоматически указывает в налоговой политике, учет НДС и налога на прибыль не ведется (в случае необходимости можно изменить). Вам остается проверить заполненные графы и вывести на печать.

Результат. Подготовлена учетная политика по бухгалтерскому и налоговому учету под Вашу компанию и приказ об ее утверждению. Подпишите у директора. Если фирма использует печать, поставьте печать. Электронная версия учетной политики сохранена в программе, при необходимости ее можно вывести на печать повторно.

Получить бесплатный демодоступ

Полезность № 5. Составить бухгалтерскую отчетность НКО

Зачем это нужно. Некоммерческие организации (НКО) обязаны вести бухучет и составлять бухгалтерскую отчетность. Но правил, по которым НКО составляют бухгалтерскую отчетность, отличаются от тех, которыми руководствуются коммерческие фирмы. При этом в интернете мало информации о заполнении бухотчетности НКО, и бухгалтер вынужден руководствовать только инструкцией, которая не во всем понятна.

Как настроить в программе. В оффлайн версии программы «Упрощенка» есть функция «Сформировать бухуотчетность НКО».

Зайдите в верхнем меню раздел Отчетность — Баланс.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Далее вы можете выбрать, по какой форме заполнять отчет — обычной или упрощенной. Вторую не вправе использовать компании, которые по закону не могут вести бухучет в упрощенном виде (пункте 5 статьи 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.).

В открывшемся окне справа отметьте блок «Некоммерческая организация». Все данные загрузятся автоматически, для этого нажмите кнопку «Заполнить из программы». Готовый пакет отчетности теперь можно распечатать и сформировать в электронном виде для отправки в ФНС и статистику.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Результат. Сформирована бухгалтерская отчетность для НКО для сдачи в ФНС и статистику. Отчет можно распечатать и отправить по почте или сформировать электронном виде и послать по ТКС.

Отметим, что программа «Упрощенка» при подключении модуля ТКС позволяет отправить отчетность НКО в электронном виде.

Полезность № 6. Отправка отчетности через программу «Упрощенка»

Зачем это нужно. Сформированную в программе отчетность нужно послать в налоговые органы и фонды через спеоператоров связи. Бухгалтеры нередко используют две программы — одну для заполнения электронной отчетности, другую для сдачи по ТКС. Это связано с экономией денег: популярные бухгалтерский программы предоставляют платно услугу сдачи отчетности через спецоператоров.

В базовую стоимость программы «Упрощенка» модуль отправки отчетности входит бесплатно. Программа позволяет отправить отчет в любой контролирующий орган. При этом бухгалтеру дается без дополнительной платы электронная подпись.

Как настроить в программе. Отправка отчетности доступна в онлайн и оффлан версии программы «Упрощенка». При этом для отправки отчетности через оффлайн нужно подключить сервис «Упрощенка. Онлайн», так как отправка идет через интернет.

Сначала сформируйте заявку на подключение оформляется в разделе Отправка отчетности — Подключение.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

После нажатия на кнопку первоначального подключения откроется Мастер подключения. Заполните поля форм (телефон, ИНН и другие данные). Если данные внесены верно, нажмите кнопку «Оформить заявку».

После нажатия кнопки Оформить заявку кнопка Первоначальное подключение исчезнет, а на странице подключения появится таблица, в которой будет отображена оформленная заявка, с её номером и ссылками на скачивание документов в колонке Печать документов.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Скачайте и подпишите документы у директора. Документы может подать директор лично или его представитель в наш офис или офис партнеров (список есть на сайте программы). Есть также возможность подать документы удаленно — по почте.  После чего вам открывается доступ к сдаче отчетности.

Как отправить в онлайн версии

Зайдите в раздел Отправка отчетности. Выберете орган, куда отправляется отчет. В открывшемся окне выберете файл отправки (он готовится формируется программой «Упрощенка»).

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7» 

Программа протестирует файл на ошибки и соответствие последним форматам. Введите пароль, пришедший на указанный при регистрации номер мобильного телефона и нажмите кнопку «Отправить».

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Как отправить в оффлайн версии

Заполните отчет в программе «Упрощенка».

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Сформируйте XML-файл. После формирования программа автоматически предложит его протестировать.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Нажмите кнопку «Отправить».

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Результат. Ваша программа не только заполняет отчетность, но и отправляет ее в контролирующие органы.

Полезность № 7. Загрузка отчетов в старом формате

Зачем это нужно. ФНС и фонды почти каждый квартал меняют форматы отчетности. Если вы отправляете отчет в старом формате, то она не пройдет форматно-логический контроль и контролирующие органы ее не примут. Если вы заполнили отчет в старом формате, то программа «Упрощенка» поможет его переконвертировать в новый — для отправки.

Как настроить в программе. Зайдите в онлайн версию программы «Упрощенка» в раздел «Отчетность».

Выберете файл для конвертации.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7» 

Нажмите кнопку «Загрузить».

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Файл будет загружен. Далее его нужно выгрузить с помощью кнопки «Формирование». Файл будет переформатирован в нужном формате.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Результат. Все файлы старой версии автоматически переконвертированы в новый формат. Заполнять заново отчет не требуется.

Полезность № 8. Можно тестировать отчеты

Зачем это нужно. Фонды и ФНС принимают отчеты только по определенным форматам. Если перед отправкой отчет прошел форматно-логический контроль в бухгалтерской программе, то с большой долей вероятности его примет контролирующий орган. Отметим, что бухгалтер праве отправить отчет, который не прошел тестирование — законом это не запрещено.

Как настроить в программе. Зайдите в оффлайн версию программы «Упрощенка» в раздел Отчетность — Тестирование отчетности.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Для тестирования любого отчета (за исключением ЕРСВ) используйте кнопку «Проверка одного файла».

Для тестирование отчета ЕРСВ используйте кнопку «Проверка всех файлов из каталога», выбрав каталог (папку) где находятся файлы отчетности.

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Тестирование покажет, пройдет ваш отчет проверку в ФНС и фондах или нет.

В онлайн версии программы тестирование проходит с помощью нажатия на кнопку «Светофор».

8 секретных функций в программе для бухгалтера «Упрощенка 24/7»

Результат. Вся отчетность протестирована на ошибки по алгоритмам ФНС и фондов. Вы уверены, что Ваш отчет примут.

Получить демодоступ

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Читайте в журнале "Упрощенка"
    Подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подпишитесь на популярные статьи

      Подпишитесь на статьи журнала «Упрощенка», и вы будете получать подборки актуальных и популярных статей, комментарии экспертов, обзоры документов, которые пригодятся вам в работе.

      
      Читайте дальше после регистрации (займет минуту)

      Сайт журнала «Упрощенка» — профессиональный ресурс для бухгалтеров и руководителей компаний на УСН.

      Чтобы продолжить чтение статьи, пожалуйста, зарегистрируйтесь.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам для бухгалтера на сайте.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      и скачать файл
      Чтобы скачать форму, пожалуйста, зарегистрируйтесь

      Сайт «Упрощенка» — это профессиональный ресурс. Если Вы работаете в малом бизнесе, то образцы форм, шаблоны документов для бухгалтеров, статьи от экспертов для Вас доступны бесплатно.

      Будем рады помогать Вам в работе. А в подарок за знакомство на адрес электронной почты, которую Вы укажете при регистрации, отправим Вам таблицу важных изменений по УСН.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Когда вы посещаете страницы сайта, мы обрабатываем ваши данные и можем передать сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – обратитесь в техподдержку.